Come scrivere una lettera per una raccolta fondi: esempio

La richiesta di una donazione parte da una chiara e convincente presentazione della campagna e dei suoi obiettivi: ecco come impostarla, con un esempio di lettera per raccolta fondi

La scrittura di una lettera per una raccolta fondi è un passaggio delicato che richiede cura e attenzione. Spinti dalla necessità di attirare l’attenzione di potenziali donatori, è facile farsi prendere la mano, esagerare o finire fuori tema. Meglio avere una chiara idea di come la lettera dovrebbe essere composta prima di iniziare a scriverla, superando così anche la normale paura di chiedere donazioni. Le parole d’ordine sono sintesi, chiarezza, trasparenza, motivazione. Ma vediamo nel dettaglio come comporre una lettera di donazione, quali passi seguire per scrivere una lettera di raccolta fondi e un esempio lettera per raccolta fondi.

Come faccio a promuovere una raccolta fondi?

Partiamo dalle basi. Prima di lanciarvi nella scrittura di una lettera per una raccolta fondi, è indispensabile che abbiate definito chiaramente il contenuto della vostra campagna e che questa sia già attiva e raggiungibile dai vostri potenziali donatori. La strada più facile e sicura per promuovere una raccolta fondi è appoggiarsi ad una piattaforma di crowdfunding. Il portale vi guiderà nella creazione della vostra campagna online, che dovrete descrivere accuratamente, corredandola di foto e immagini. La presenza della raccolta fondi su una piattaforma di crowdfunding vi consentirà di raggiungere una visibilità che, diversamente, sarebbe difficile ottenere. Per potenziarla, oltre ad inviare lettere mirate, sfruttate l’eco dei social network, il passaparola e l’organizzazione di eventi sul territorio.

Come scrivere una lettera per fare una donazione?

Passiamo ora alla scrittura di una lettera con una richiesta di donazione. Facciamo riferimento ad una lettera inviata tramite email, come avviene nella grande maggioranza dei casi. Dopodiché, nulla vieta di spedire qualche lettera cartacea tramite posta tradizionale per coprire l’intera platea dei potenziali donatori. Ecco i consigli per strutturare la vostra lettera in modo efficace.

• Oggetto della mail. L’oggetto è fondamentale, perché è in base ad esso che la maggior parte degli utenti decide se aprire la mail oppure no. Siate quindi brevi e incisivi; evitate titoli lunghi, che verrebbero tagliati (sotto i 60 caratteri), cercate di trasmettere l’importanza del contenuto ma evitate di esagerare, altrimenti sembrerebbe spam (no carattere maiuscolo, no punti esclamativi).
• Personalizzazione. Dedicate una parte del vostro tempo alla personalizzazione delle lettere: i contenuti standard rischiano di essere cestinati molto più facilmente. Ora, è chiaro che se dovete inviarne migliaia non potrete personalizzarle una ad una. Concentratevi sui destinatari più promettenti e importanti, o che conoscete meglio. E per gli altri, utilizzate le funzionalità dei software di invio mail per inserire almeno il nome del destinatario.
• Chiarezza. Fate in modo che la richiesta sia esplicita ed evidente. Inutile girarci attorno o perdere tempo a parlare del contesto in modo prolungato. Questa è una richiesta di donazione e deve apparire come tale. L’obiettivo della raccolta fondi, però, deve essere spiegato molto bene e in termini concreti e comprensibili.
• Contenuti multimediali. Foto e video sono molto importanti: se possibile inseriteli nel contenuto della vostra email (almeno una bella immagine). Fate in modo che siano però professionali, non sgranati o sfocati: in tal caso meglio evitare.

Esempio lettera per raccolta fondi: la composizione

Addentriamoci ora nell’organizzazione dei contenuti. Potrebbe essere utile strutturare una scaletta preliminare che vi farà da guida aiutandovi a non perdervi durante la scrittura. Seguite una composizione a paragrafi, ciascuno dotato di un titoletto in grassetto che ne riassuma in una riga il contenuto. Una struttura indicativa potrebbe essere la seguente.

• Introduzione del problema
• Richiesta della donazione
• Descrizione dell’attività dell’organizzazione
• Urgenza della donazione
• Incentivi e allegati
• Ringraziamenti
• Conclusione e ripetizione di un concetto chiave.

Questa è una possibilità. Sarete voi a stabilire la struttura in base al vostro obiettivo. In ogni caso, però, è bene partire da una breve introduzione che spieghi immediatamente di cosa si sta parlando per poi passare, subito dopo, alla richiesta di donazione. In seguito avrete modo di spiegare meglio di che cosa si occupa la vostra associazione o organizzazione, ma attenzione a non dilungarvi troppo: è essenziale mantenere la concentrazione di chi legge sulla richiesta di donazione.

Tipologie di destinatari

Oltre a personalizzare le lettere in modo individuale, è bene che ne predisponiate diversi modelli a seconda della tipologia di destinatario. Potete raggruppare i vostri interlocutori in alcuni gruppi ben distinti:

• familiari, amici e conoscenti
• donatori già attivi
• utenti sconosciuti
• aziende locali/nazionali
• stampa locale/nazionale.

Una parte del contenuto può restare invariata (obiettivo e descrizione delle attività dell’organizzazione), ma il tono di voce e il modo in cui vi rivolgete all’interlocutore varierà. Vediamo ora un paio di esempi mirati.

Esempio lettera per raccolta fondi per familiari, amici e conoscenti

Caro/cara (nome),

come forse sai già, sto raccogliendo fondi per (causa/organizzazione). Questa causa mi sta molto a cuore perché (motivazione personale, elementi emotivi).

Sono felice dell’interesse suscitato e del sostegno ricevuto, ma per raggiungere l’obiettivo della raccolta fondi (specificare e quantificare) ho ancora bisogno di aiuto.

Il tuo contributo conta molto per me, indipendentemente dall’importo che riuscirai a donare: anche la più piccola donazione può fare la differenza. Vuoi darmi una mano?

Donare è facilissimo: basta cliccare sul link della raccolta fondi, qui sotto:

(link).

Se poi potessi parlare della mia campagna ai tuoi amici e condividerla tramite i social media mi saresti di ulteriore aiuto. Più siamo, più rapidamente riusciremo a raggiungere l’obiettivo.

Se hai qualche dubbio o curiosità, contattami quando vuoi: mi farebbe piacere parlarti di questa campagna di persona.

Grazie di cuore per la tua attenzione,

con affetto

(nome)

Esempio lettera per raccolta fondi per aziende del territorio

Spett.le (nome azienda/responsabile),

mi chiamo (nome). Ho organizzato una raccolta fondi per (causa/organizzazione), per la quale è determinante il sostegno di imprese del territorio. (Motivo della richiesta con riferimento alle ricadute positive sul territorio/vantaggi per l’azienda).

Grazie alla partecipazione della comunità, finora abbiamo raggiunto (importo). Un buon risultato, che mi spinge a credere ancora più convintamente nel valore e negli obiettivi della mia raccolta fondi. Per raggiungerli, però, c’è ancora molta strada da fare.

Per questo mi rivolgo alla sua azienda.

Il suo gesto, indipendentemente dall’entità dell’importo, farà comunque la differenza. Vorrebbe unirsi a me in questa sfida e contribuire alla mia campagna?

Per donare basta un click sul link qui sotto:

(link).

Per qualsiasi dubbio, curiosità e informazione non esiti a contattarmi. Mi farebbe piacere parlarle a voce della mia campagna e spiegarle in modo più approfondito le ragioni che mi hanno spinto ad intraprenderla.

Grazie per la sua attenzione.

Cordiali saluti,

(nome e contatti)