Per comporre il testo di un messaggio di posta elettronica che sia corretto ed efficace occorre rispettare alcune semplici regole: vediamo come scrivere una mail
Vi sarete forse chiesti più volte come scrivere una mail per la vostra organizzazione, associazione o a scopo personale, magari per invitare i vostri conoscenti a unirsi ad una raccolta fondi, oppure per presentare un’iniziativa, o spedire un invito. Le email fanno ormai parte della nostra esperienza quotidiana da tanto tempo, ma il modo in cui si compone il messaggio è importante, per raggiungere l’obiettivo desiderato ed essere presi in considerazione. Vediamo dunque come scrivere un’email a seconda del contesto e del destinatario.
Come iniziare a scrivere una mail?
Intanto, prima di iniziare a scrivere una mail, cercate di avere chiaro in mente che cosa volete comunicare. È molto importante per non perdervi in giri di parole e arrivare dritto al punto, evitando di confondere chi legge e di fargli perdere del tempo. Questo esercizio di pensiero vi aiuterà anche a definire l’oggetto della mail, un elemento cruciale: siate concisi e chiari. Si deve subito capire di che cosa il contenuto della mail tratterà. Per quanto riguarda l’incipit del testo del messaggio, vediamo le due principali opzioni: mail formale e mail informale.
Come si scrive una email formale?
Esistono diverse possibilità per iniziare una mail formale; le principali sono:
- Gentile / Gentili
- Egregio
- Spett.le.
La prima è la più “sicura” perché non eccede in formalismi inutili ma è sempre molto rispettosa. Ecco alcuni esempi, a seconda del livello di conoscenza e confidenza che avete:
- Gentile Dott. Rossi
- Gentile Sig. Rossi
- Gentile Franco
- Gentili colleghi
- Gentili (se è una mail inviata a più destinatari in copia nascosta potete fermarvi qui)
Ora vediamo un sintetico esempio completo di un messaggio formale.
Gentile Dott. Rossi,
mi chiamo Nome E Cognome, mi occupo di comunicazione per l’associazione di volontariato X.
Le scrivo per invitarla all’evento benefico che si terrà martedì primo marzo alle ore 21 presso la sala consiliare del comune X. In questa occasione, avremo il piacere di presentare alla cittadinanza i progetti in corso e gli obiettivi futuri che, grazie al coinvolgimento della comunità, siamo certi di riuscire a raggiungere nei tempi prestabiliti.
Speriamo di poterla avere come nostro gradito ospite.
Confidando nel suo interesse e nella sua partecipazione, resto a disposizione per ogni chiarimento.
Cordiali saluti/Distinti saluti
Nome e Cognome
numero di telefono
Se necessario, allegate i materiali necessari per approfondire il contenuto in questione, facendo attenzione a non scegliere file troppo pesanti (meglio non superare 1MB). In caso di necessità, puoi inserire nel testo della email un link ad un wetransfer o ad una cartella in cloud.
Come vedete da questo esempio, è bene essere asciutti e non dilungarsi troppo nei convenevoli, sottolineando la propria disponibilità a rispondere alle eventuali domande. Prima di premere il tasto invio rileggete con attenzione il testo in modo da verificare che non ci siano errori di grammatica o di battitura.
Come si scrive un messaggio di posta elettronica informale
Una email informale segue lo stesso schema e le stesse regole base di quella formale, usando un linguaggio diverso. Anche in questo caso siate chiari e non perdetevi in chiacchiere. Potete però sentirvi più liberi e aggiungere qualche battuta. Immaginiamo che l’invito precedente sia rivolto ai volontari della vostra associazione.
Cari amici / cari ragazzi / carissimi,
come tutti sapete, la data dell’evento si avvicina. Ringraziandovi ancora per il vostro preziosissimo contributo e per la vostra costante presenza, vi ricordo che l’appuntamento si terrà martedì primo marzo alle ore 21 presso la sala consiliare del comune X. Avremo l’occasione di presentare alla cittadinanza i progetti in corso e gli obiettivi futuri della nostra associazione: siate pronti a intervenire e a rispondere alle domande del pubblico.
Non dimenticate di far girare la voce, invitando parenti, amici e conoscenti: cerchiamo di dare il massimo anche questa volta, più siamo meglio è.
Per ogni dubbio, non esitate a contattarmi.
Un abbraccio a presto,
Nome
Le regole da rispettare
Vediamo ora alcune regole sempre valide e alcuni errori da non commettere per scrivere una mail corretta ed efficace:
- inserisci sempre un saluto iniziale e un saluto finale;
- sii sintetico ma includi tutte le informazioni necessarie alla comprensione del messaggio;
- in fondo, inserisci sempre i tuoi recapiti e le modalità di contatto;
- non allegare file di peso superiore a 1MB;
- evita l’uso di maiuscole non necessarie e di punti esclamativi: è sempre meglio scegliere un tono di voce sobrio;
- se invii una mail generica a più indirizzi, ricorda sempre di inserirli nel campo CCN (copia carbone nascosta), a meno che si tratti di poche persone che si conoscono tra loro (in questo caso va bene il CC);
- usa in indirizzo mail chiaro, e non strano o incomprensibile: nome e cognome vanno benissimo, così come il nome dell’associazione e il ruolo che ricopri;
- scegli con attenzione le parole da inserire nell’oggetto;
- prima di salutare, ringrazia il destinatario per l’attenzione.
