Il database è uno strumento prezioso per una raccolta fondi. Uno specchio concreto della capacità di un’organizzazione di creare nel tempo una comunità di donatori fedeli e affezionati
Il database donatori è uno strumento che si costruisce nel corso del tempo. Un archivio prezioso al quale attingere quando è il momento di strutturare una raccolta fondi. Lanciare una attività di fundraising o una campagna di crowdfunding è un’ottima occasione per capire se negli anni avete costruito una community interessata e vicina con un’attenta attività di donor care, portata avanti anche attraverso canali digitali come sito web e social network. Una comunità pronta ad attivarsi e a rispondere alla vostra sollecitazione a donare sostenendo il vostro progetto. Ecco quindi come realizzare un buon database per una raccolta fondi.
Digital CheckUp
Un passaggio preliminare importante è il Digital Checkup. Ovvero la verifica della “salute digitale” della vostra organizzazione. Si tratta di controllare se il sito web è responsive e aggiornato, se permette la creazione di una landing page ad hoc dedicata alla campagna e se è integrato con una sezione dedicata alla campagna di crowdfunding stessa. Occorre inoltre verificare se è presente una strategia editoriale per i social media (Facebook e Instagram in particolare), ma soprattutto se questi possono contare almeno 1.000 follower al momento del lancio della campagna. Chiedetevi se la vostra organizzazione utilizza altri canali da inserire nel piano di comunicazione digitale: newsletter e DEM sono strumenti fondamentali a supporto della campagna, così come immagini e video. Infine, valutate se l’organizzazione dispone o meno di un database di contatti profilato e strutturato.
Crea un Database raccolta fondi efficiente
Per impostare una strategia efficace che guidi e dia ritmo al vostro lavoro, il punto di partenza è il database. Ovvero l’insieme delle informazioni che possedete sui vostri donatori e sui vostri prospect. Vero tesoro di un’organizzazione non profit, può essere in forma di liste scritte a mano e raccolte su carta, o in forma di elenchi di dati riportati su file excel. Se i contatti sono pochi e li conoscete tutti, questo può essere sufficiente in un primo momento. Viceversa, per quelle organizzazioni che hanno raccolto nel tempo migliaia o centinaia di migliaia di contatti serve un sofware che vi permetterà di gestire e trovare informazioni facilmente.
Le informazioni raccolte nel database raccolta fondi
Se in tempi non sospetti avete preso la decisione strategica di avere un database professionale per la gestione dei donatori, sarà più semplice analizzare i dati. E capire così quelli tra i vostri contatti potrebbero essere disposti a donare per la vostra attività di raccolta fondi. Se poi nel database avete avuto anche il tempo e l’attenzione di registrare qualche dato in più rispetto alle semplici informazioni anagrafiche, riuscirete a fare ulteriori valutazioni. Risulta ad esempio strategico poter ricostruire l’intero percorso fatto con il donatore nel tempo. Cosa gli avete inviato, come ha reagito a precedenti sollecitazioni, se ha espresso preferenze su come essere contattato. Se ha relazioni con altri donatori, quanto e quanto spesso ha donato, con che mezzo, per che finalità e così via.
La gestione dei dati è importante
Avere tanti dati è importante, ma lo è anche utilizzare un software che vi aiuti a mettere tali dati in relazione tra loro. Ad incrociarli per programmare, fare analisi e previsioni. I software oggi esistenti sul mercato – tra i quali CiviCrm, Kudu, My Donor, Np Help, ecc. – vi permettono infatti di gestire i preziosi dati che possedete o che state per iniziare a raccogliere sui vostri donatori, tenendo traccia delle interazioni avvenute tra voi e loro. Nel medio lungo periodo questo vi consente di essere in grado di fare un’analisi del loro comportamento e di conseguenza di sollecitarli al momento giusto, per il progetto giusto, chiedendo la donazione giusta, attraverso il canale giusto.
In ottica di crowdfunding disporre di un database per il fundraising vi consentirà di utilizzare al meglio tutte le informazioni anche per diversificare i messaggi da inviare. E per scegliere le modalità più adatte per coinvolgere ciascuno dei vostri donatori. Per questo decidere di adottare uno di questi software è il modo per migliorare la vostra capacità di fare raccolta fondi. Sul mercato ne esistono diversi, adatti anche alle esigenze e ai budget limitati delle piccole e medie organizzazioni. E ricordate: l’investimento che farete sul database produrrà un ritorno anche economico nel medio lungo periodo.
Il donatore al centro della tua campagna
Con il lancio della vostra raccolta fondi, comprenderete l’urgenza di disporre e utilizzare al meglio i dati e i contatti a vostra disposizione. E capirete così che è giunto il momento di provare a raccogliere queste preziosissime informazioni e metterle una volta per tutte nero su bianco. Una raccolta fondi di successo può aiutare a costruire un primo bacino di potenziali donatori fedeli. Molte organizzazioni che hanno lanciato una campagna di raccolta fondi su una piattaforma di crowdfunding si sono portate a casa anche un elenco nuovo di zecca con tanti dati sui donatori. Ma averli sollecitati e ottenuto una prima, una seconda e magari anche una terza donazione non mette fine al lavoro che potete immaginare di fare con loro in un arco di tempo medio lungo.
Utilizzate al meglio questa preziosa occasione di rapporto e contatto con vecchi o nuovi donatori per iniziare a creare un piccolo database o anche sottogruppi o liste dedicate con cui interagire in modo “speciale” man mano che la campagna prosegue. E alla fine rimarrete sopresi di quanto valore aggiunto avrete creato.
