Come organizzare eventi per la raccolta fondi

Maratone, serate danzanti, mostre d’arte: sono tanti i modi per organizzare eventi di raccolta fondi per una buona causa, coinvolgendo il territorio e ampliando la platea dei donatori: ecco come fare

 

Organizzare eventi per una raccolta fondi è un buon modo per rafforzare il legame col territorio e ampliare il numero di persone disposte a donare. Infatti, anche se oggi una buona parte delle raccolte fondi si svolgono online, grazie ai numerosi ed efficaci strumenti offerti dal web, la dimensione offline non va certo sottovalutata. Anche se più di frequente sono le piccole associazioni a puntare su eventi per raccogliere fondi sul territorio, organizzare attività capaci di coinvolgere le persone in modo diretto è una strategia valida per ogni realtà ed ente del Terzo settore, indipendentemente dalle dimensioni. Vediamo allora come organizzare eventi di raccolta fondi ed alcuni esempi di eventi di beneficenza.

 

 

 

 

Come organizzare un evento di raccolta fondi?

L’organizzazione di eventi di raccolta fondi varia in base al tipo di evento e al contesto, nonché alle caratteristiche dell’associazione che promuove una buona causa. Tuttavia, ci sono alcuni elementi trasversali da tenere in considerazione e alcuni passi da seguire per realizzare un evento che sia davvero fruttuoso. In generale, è bene pianificare in anticipo ogni aspetto, ovvero:

 

• farsi un’idea del numero dei possibili partecipanti
• porsi un obiettivo economico da raggiungere
• valutare attentamente il budget a disposizione
• considerare il numero e le competenze dei volontari e delle risorse da coinvolgere
• analizzare le caratteristiche della location
• studiare la tipologia dei potenziali donatori
• scegliere la modalità di donazione.

 

 

Contatti e coinvolgimento del pubblico

Chi organizza un evento per una buona causa, dovrebbe avere a disposizione un database di contatti dal quale partire. La comunità di donatori rappresenta sempre una base solida sulla quale farsi forza. Dopodiché, lavorando sul territorio è indispensabile sfruttare la cassa di risonanza di altre realtà – enti, istituzioni, associazioni, aziende – facendo rete in modo costruttivo. Riuscirete così a divulgare la comunicazione sull’evento ad un numero più ampio di persone. Al contempo, predisponetevi per ottimizzare la raccolta di nuovi contatti durante l’evento stesso. Preparate del materiale cartaceo divulgativo e delle schede per raccogliere ed archiviare i nominativi dei partecipanti. Ricordate che, anche se lo scopo immediato dell’evento è la raccolta dei fondi, la raccolta di nuovi contatti è altrettanto preziosa. Non lasciatevi sfuggire l’occasione.

 

 

Partner e sponsor

Fare rete sul territorio non serve solo a rendere più efficace la comunicazione dell’evento, ma anche a reperire le risorse necessarie per organizzarlo. Prima di pensare di investire risorse ingenti in affitti di spazi e attrezzature, cercate eventuali realtà disposte a cederveli gratuitamente in cambio di visibilità. Per le aziende è importante investire nel volontariato, quindi potrebbero offrirvi volentieri uno spazio, dei servizi oppure una vera e propria sponsorizzazione a livello economico, legando il proprio nome ad una buona causa. Chiaramente, dovrete fare attenzione a scegliere soggetti in linea, o perlomeno non stridenti, con i vostri valori. Curate anche il rapporto con le istituzioni: i patrocini di comune, provincia o regione, anche se non hanno un riscontro economico, sono sempre una garanzia importante e danno all’evento una certa autorevolezza.

 

 

Volontari e risorse umane

Probabilmente avrete già a disposizione un bel gruppo di volontari che non vedono l’ora di dedicare tempo ed energie all’organizzazione di eventi per raccolta fondi. Considerate però che quando si tratta di organizzare un evento di beneficenza occorre essere molto specifici sui ruoli e sulle attività da svolgere. Pianificate i compiti e scegliete a chi affidarli.  Valutate inoltre se è necessario coinvolgere anche qualche professionalità in particolare, nel caso in cui l’evento lo richieda. Ad esempio, è probabile che vi serva un service tecnico: in questo caso dovrete affidarvi a dei professionisti e inserire il costo nella valutazione complessiva del budget.

 

 

 

 

Merchandising

I modi per raccogliere i fondi nel corso dell’evento possono essere molteplici. Ad esempio, potete valutare di chiedere un biglietto di ingresso, una quota per prendere parte ad una particolare attività o vendere i ticket per una lotteria.  Ma perché, in ogni caso, non realizzare anche del merchandising (magliette, tazze, bicchieri, borracce) da vendere nel corso della giornata? Scegliete un bel logo che vi caratterizzi. Sarà un bel ricordo per i partecipanti che, oltre ad aiutarvi in modo significativo a raggiungere il vostro obiettivo economico, contribuirà a fidelizzare la community di donatori.

 

 

Dal singolo evento al format

Poiché l’organizzazione di un evento è sempre molto costosa dal punto di vista dell’investimento di tempo, risorse ed energia, fatene tesoro per il futuro. Tutto quello che avrete imparato nel corso dell’organizzazione del primo evento di raccolta fondi, potrà essere riutilizzato per dare vita ad un vero e proprio format. Un evento ricorrente, magari a cadenza annuale, che potrà crescere ed arricchirsi nel tempo, richiamando un numero sempre più elevato di persone. Succede così con i festival, le maratone, le feste gastronomiche e danzanti. Il pubblico ama le ricorrenze, perciò potrete puntare sull’effetto “attesa” e reinvestire al contempo una parte di quanto guadagnato (non solo in termini economici, ma anche di contatti, relazioni ed esperienza) per creare eventi sempre più soddisfacenti.

 

 

Eventi raccolta fondi: esempi

Non sapete da dove cominciare per organizzare eventi di raccolta fondi? Ecco qualche idea dalla quale partire.

 

1. Mostre e aste d’arte. Chiedete ad artisti locali di donare un’opera per la vostra buona causa. Potrete utilizzarle per allestire una galleria e venderle al pubblico, oppure per proporre una lotteria mettendole in palio come premio. Un’idea insolita e divertente è la realizzazione di un’asta, da inserire nel contesto di una serata di gala o di una festa.
2. Evento sportivo. Sport e beneficenza formano un binomio vincente e ben rodato. Organizzate una classica maratona, oppure una camminata, una gara di ciclismo, una partita di calcio o di qualsiasi altro sport, scegliendo in base agli interessi più diffusi in zona e alle caratteristiche del territorio sul quale vi trovate. Potete optare per vendere una quota per la partecipazione alla gara, come si fa nel caso delle maratone, oppure un biglietto per assistere. Non dimenticate di coinvolgere le aziende.
3. Balli, feste e grigliate. Nulla vieta di organizzare un evento puramente ludico e sociale per la vostra raccolta fondi per beneficenza. Potreste pensare ad un ballo, per il quale richiedere un biglietto di ingresso, o ad una bella cena con grigliata ad un costo fisso, magari chiedendo un supporto ai ristoratori della zona.